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title: "Gastos"
description: "Qué es un gasto en Invox, cómo registrarlo desde su comprobante, y cómo llevar la cuenta de lo que aún debes."
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# Gastos

Un gasto es dinero que sale del negocio y no es mercadería: el alquiler, la
luz, el internet, los pasajes, la planilla, una suscripción.

Registrarlos responde dos preguntas que el inventario no responde. Cuánto te
queda al final del mes, y qué papeles tiene que recibir tu contador.

## Un gasto no es una compra ni un movimiento de caja

Tres cosas distintas sacan dinero del negocio, y cada una se registra en su
sitio:

| Lo que pasó | Dónde va | Por qué ahí |
|---|---|---|
| Pagaste el alquiler, la luz, una suscripción | **Gastos** | No entra al inventario. Resta de tu utilidad. |
| Llegó mercadería del proveedor | [Compras](/inventory/purchases) | Mueve stock y costo. Su factura va a la recepción. |
| Sacaste efectivo del cajón para llevarlo al banco | [Caja](/sales/register) | Mueve el efectivo del turno, sin categoría ni comprobante. |

El caso mezclado existe y tiene su atajo: un gasto que pagaste con el efectivo
del cajón se registra una vez y hace las dos cosas. Mira
[Un gasto que sale de la caja](#un-gasto-que-sale-de-la-caja).

## Lo que ves al entrar

La lista se agrupa por **mes de emisión** del comprobante, no por el día en que
lo registraste. Arriba hay tres números:

- **Gastos del mes**, con la variación contra el mes anterior.
- **Por pagar**, con cuántos ya vencieron.
- **Sin comprobante**, que es lo que le falta al contador.

Tres listas separan el trabajo: **Todos**, **Por pagar** y **Borradores**.
Los filtros son período, **Categoría**, **Estado de pago** y **Tienda**, y el
buscador acepta el número G-, el proveedor, el RUC o la serie.

Un gasto se marca con una sola cosa, la más urgente de las que le pasan:

| Marcado | Qué dice |
|---|---|
| **Vencido** | Pasó la fecha de vencimiento y sigue sin pagarse. |
| **Por pagar** | Lo debes, y todavía no vence. |
| **Borrador** | Lo empezaste y no lo guardaste. No suma en el mes. |
| **Revisar** | El comprobante dice algo distinto de lo que escribiste. |
| **Anulado** | Ya no suma. |

## Registrar un gasto

Toca **Añadir gasto**. Lo único obligatorio es el monto y la categoría: el
comprobante y el resto de los datos son opcionales.

1. **Step 1**

   ### Adjunta el comprobante

   En **Comprobante (opcional)**, toma una foto o elige un archivo. Entran hasta
   cinco archivos por gasto, y pueden ser imágenes, PDF, el XML del comprobante
   electrónico, o el ZIP en que suele llegar ese XML.
2. **Step 2**

   ### Deja que lo lea

   La lectura automática del comprobante funciona hoy en **Perú**. En otros países
   el gasto se registra igual, escribiendo los datos a mano.

   Invox abre el comprobante y muestra **Leyendo comprobante…**. No tienes que
   esperar: puedes seguir escribiendo y guardar igual, porque la lectura **solo
   llena los campos vacíos** y nunca pisa lo que escribiste.

   Cuando termina aparece **Leído del comprobante**, con el aviso de revisar los
   montos antes de guardar. Si no pudo leerlo, lo dice y completas a mano.
3. **Step 3**

   ### Escribe el monto y elige la categoría

   En **Monto** va el total del comprobante. **Categoría** es obligatoria, y si la
   que necesitas no está, **Nueva categoría** la crea desde el mismo selector.
   Mira [Categorías](/expenses/categories).

   En **Más datos** están la fecha de emisión, el proveedor y el comprobante
   (tipo, serie y número). En **Detalle del comprobante** van la base imponible,
   el IGV y los otros montos.
4. **Step 4**

   ### Di si ya lo pagaste

   Elige una de las dos:

   - **Pagado ahora**: el dinero ya salió. Indica el **Medio de pago** y la
     **Fecha de pago**.
   - **Por pagar**: Invox lleva la cuenta. Indica **Vence el**, y el gasto
     aparece en la lista **Por pagar**.
5. **Step 5**

   ### Guarda

   Toca **Guardar gasto**.

### Cuando el comprobante dice otra cosa

Si lo que leyó no coincide con lo que escribiste, el gasto no se corrige solo.
Aparece **Revisar**, con una fila por diferencia y el valor del comprobante al
lado. **Usar** toma el del comprobante; **Mantener lo mío** deja el tuyo.

La misma zona avisa de un comprobante repetido: **Ya registraste este
comprobante** con un **Ver** que lleva al gasto original. Invox lo detecta
por RUC, serie y número, y también por el archivo adjunto.

> **Note**
>
> La lectura automática tiene un tope de 100 comprobantes al mes por negocio.
> Pasado el tope sigues registrando a mano, y leer un XML no consume del tope.

### Moneda y tipo de cambio

Un gasto en dólares o en euros trae el tipo de cambio del día de emisión y no
se edita. Con otra moneda, el campo **Tipo de cambio** lo escribes tú.

### Crédito fiscal

El detalle de cada gasto dice **Da crédito fiscal** o **No da crédito fiscal**.
Invox lo deduce de tres cosas, y no es un campo que se edite: tiene que ser
una **Factura**, estar a nombre del RUC de tu negocio, y tener IGV.

Una boleta, un ticket y una factura girada a otro RUC no dan crédito. Ese
último caso lo avisa el formulario mientras registras: «El comprobante está a
nombre de otro RUC: no da crédito fiscal.»

## Por pagar

**Por pagar** ordena por vencimiento, con los vencidos primero, y
arriba muestra el **Total pendiente**.

Para registrar un pago, abre el gasto y toca **Registrar pago**. Viene con el
saldo como monto y con la fecha de hoy. Si pagas menos que el saldo, queda como
pago parcial y el gasto sigue ahí con lo que falta.

## Borradores

El primer archivo que adjuntas crea un borrador, para no perder el comprobante
si sales. Al salir sin guardar, Invox pregunta: **Conservar borrador** lo
deja en **Borradores** con sus archivos y lo que escribiste;
**Descartar** borra todo.

Un borrador no suma en el mes hasta que lo completas, y aparece con **Borrador**
en lugar de su número. Si nadie lo completa, se borra solo a los siete días. Los
gastos que crea una recurrencia son la excepción: esos esperan su comprobante el
tiempo que haga falta. Mira [Recurrentes](/expenses/recurring).

## Un gasto que sale de la caja

Cuando pagas algo con el efectivo del cajón son dos registros: el gasto y el
retiro. Invox los hace en un paso.

En **Ventas** → **Gestión de efectivo**, toca **Gasto**. El formulario es
corto, porque el pago ya está decidido: comprobante, monto, categoría y
descripción. El botón dice **Registrar y retirar** con el monto, y al confirmar
el gasto queda registrado y el efectivo sale del turno.

Necesitas un turno de caja abierto. Sin turno, la acción no se ofrece.

> **Note**
>
> El monto de un gasto que salió de la caja no se edita después, porque el
> retiro ya movió el efectivo del turno. Para corregirlo, anúlalo y regístralo
> de nuevo.

Un cajero registra solo gastos de este tipo, y de su turno abierto. No ve el
listado de gastos del negocio: ve lo que él registró.

## Descargar los comprobantes del mes

Una vez al mes, el contador pide los papeles. **Descargar comprobantes del mes**
prepara un ZIP con una carpeta por gasto y un CSV con todas las filas del mes.

Elige el mes y Invox te dice qué va dentro, por ejemplo «23 gastos · 19 con
comprobante · 4 sin comprobante». Puedes cerrar la pantalla mientras se prepara:
el archivo termina y queda en **Descargas**.

## Anular un gasto

**Anular** está en el menú del detalle. El gasto deja de sumar en el mes, sus
comprobantes se quitan, y si salió de la caja con el turno todavía abierto, el
dinero vuelve a la caja.

> **Note**
>
> Anular se deshace con **Restaurar**: el gasto vuelve a sumar, recupera sus
> comprobantes y, si fue de caja, vuelve a retirar el efectivo del mismo turno.
> Con el turno ya cerrado no se puede anular ni restaurar.

## Quién puede

- **Propietario** y **administrador**: todo, incluido anular.
- **Gerente**: registra, edita, paga, y maneja recurrentes y categorías. No
  anula.
- **Cajero**: solo el gasto que sale de la caja de su turno. No ve el listado.

Sin permiso de gastos, el menú **Gastos** no aparece.

> **Note**
>
> Registrar un gasto necesita conexión. Sin internet, **Añadir gasto** queda
> deshabilitado y la app dice por qué.

Source: https://docs.invox.love/expenses/index.mdx