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title: "Archivos"
description: "Guarda los documentos de tu negocio en Invox: contratos, comprobantes del proveedor, fotos de una entrega. Carpetas, enlaces para compartir y papelera."
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# Archivos

Los papeles de un negocio viven repartidos: el contrato de alquiler en el
correo, la foto de una entrega en el teléfono de quien la recibió, el
comprobante del proveedor en un chat. Cuando hace falta uno, nadie sabe en
cuál de los tres buscar.

**Archivos** es donde los guardas en Invox, con carpetas, al alcance de
quien trabaja contigo y desde cualquier dispositivo con tu sesión.

## Lo que no está aquí

Esta es la distinción que más confunde, y conviene tenerla clara desde el
principio.

Un archivo que **adjuntaste a un registro** pertenece a ese registro, no a
Archivos. El comprobante que subiste a un gasto vive en ese gasto; la foto que
adjuntaste a una tarea, en esa tarea. **No aparecen en Archivos**, y se abren
desde donde los pusiste.

| Dónde lo subiste | Dónde lo encuentras |
|---|---|
| En **Archivos** | En Archivos, en su carpeta |
| En un [gasto](/expenses) | En ese gasto |
| En una [tarea](/tasks) | En esa tarea |

Los dos usan el mismo almacenamiento y gastan el mismo espacio. Lo que cambia
es quién manda: un adjunto se rige por los permisos de **su registro**, así que
quien no puede ver un gasto tampoco ve su comprobante.

## Carpetas

**Nueva carpeta** crea una donde estés. Puedes anidarlas hasta diez niveles,
que es más de lo que un negocio necesita: una estructura de tres o cuatro se
recorre; una de diez se abandona.

**Ordenar** cambia cómo se lista lo que ves: por **Nombre**, por fecha o por
tamaño. **Más pesados primero** es el orden útil cuando te estás quedando sin
espacio.

El buscador de la cabecera busca por nombre en todo Archivos, sin importar la
carpeta, y no distingue tildes ni mayúsculas.

## Subir

**Agregar** abre las formas de meter algo. En los dos sitios está **Subir** un
archivo del dispositivo, y en el teléfono hay además dos atajos que vienen bien
para el papel que tienes en la mano:

- **Tomar foto**, que usa la cámara sin salir de la app.
- **Elegir fotos**, de la galería.

Un archivo pesa como máximo **50 MB**.

**En el teléfono, una subida sin conexión no se pierde**: queda **En cola** y
se envía sola al volver el internet. En el panel web no hay esa espera, así que
si la conexión se corta a mitad la subida falla y la vuelves a hacer.

## Compartir un enlace

**Compartir enlace** crea una dirección que abre ese archivo **sin necesidad de
tener cuenta en Invox**. Sirve para mandarle al contador el comprobante del
mes o al cliente la foto de su pedido.

Al crearlo eliges cuánto dura: **1 día**, **7 días**, **30 días** o sin
vencimiento. El plazo corto es el que conviene por defecto, porque un enlace
sin vencer sigue funcionando dentro de un año, en un chat que ya nadie recuerda.

> **Caution**
>
> Quien tenga el enlace abre el archivo, sin contraseña. Compártelo solo con
> quien deba verlo, y prefiere un vencimiento corto a uno sin fecha.

## El espacio

Cada negocio tiene **10 GB**. La cabecera muestra cuánto llevas usado y cuánto
te queda, y ese número lo manda el servidor, así que siempre es el real.

Cuentan todos los archivos de la organización: los de Archivos, los adjuntos de
otros registros y **lo que está en la papelera**.

Al llenarse, las subidas se detienen hasta que liberes espacio. El aviso dice
qué hacer: **Sin espacio. Vacía la papelera o elimina archivos**.

## La papelera

Lo que eliminas en Archivos no desaparece: pasa a la **Papelera** y se queda
ahí **30 días**. Pasado el plazo, Invox lo elimina solo y no hay forma de
recuperarlo. Cada fila dice cuánto le queda.

Aquí llega lo que eliminaste **dentro de Archivos**: archivos y carpetas,
incluidas las descargas. Una carpeta entra con todo su contenido y se ve como
una sola fila. Lo que eliminaste en otro sitio no está aquí, ni un producto, ni
una venta, ni el adjunto de un gasto.

**Lo que está en la papelera sigue ocupando espacio.** Mandar algo ahí no
libera nada; liberarlo es eliminarlo de verdad.

### Restaurar

**Restaurar** devuelve el elemento a la carpeta de donde salió. Si esa carpeta
ya no existe o también está en la papelera, vuelve al inicio de Archivos y la
app te lo dice.

Dos cosas que conviene saber antes:

- Una carpeta se restaura con **todo lo que cayó junto a ella**. Lo que
  eliminaste antes, por separado, sigue en la papelera y se restaura aparte.
- Si en el destino ya hay una carpeta viva con el mismo nombre, la restauración
  no se hace. Renombra la que está en uso y vuelve a intentarlo.

### Eliminar para siempre

Hay dos caminos, y los dos son definitivos:

- **Eliminar ahora**, sobre un elemento: lo borra sin esperar los 30 días y
  libera su espacio.
- **Vaciar papelera**, en la cabecera: borra todo lo que hay dentro. La
  confirmación te dice cuántos elementos son y cuánto espacio se libera.

Si la papelera es grande, el vaciado sigue en segundo plano: puede tardar unos
minutos y la lista se actualiza sola.

> **Caution**
>
> Eliminar ahora y vaciar la papelera no se pueden deshacer. El archivo se
> borra del servidor y Invox no conserva ninguna copia, así que la única
> manera de volver a tenerlo es subirlo otra vez.

## Quién puede

- **Ver Archivos, subir, crear carpetas y restaurar**: propietario,
  administrador y gerente.
- **Eliminar un archivo**, **Eliminar ahora** y **Vaciar papelera**:
  propietario y administrador.

## Preguntas frecuentes

**Subí el comprobante a un gasto y no lo veo en Archivos.**
Es lo esperado: pertenece a ese gasto y se abre desde ahí. Solo aparece en
Archivos lo que subiste en Archivos.

**Restauré un archivo y no está donde estaba.**
Su carpeta de origen ya no existe o está en la papelera, así que volvió al
inicio de Archivos. Muévelo desde ahí.

**Pasaron más de 30 días. ¿Se puede recuperar?**
No. El plazo es el único margen que hay: después, el archivo ya no existe en
ningún sitio.

**Vacié la papelera y el espacio sigue igual.**
Con muchos archivos el borrado continúa en segundo plano. Espera unos minutos y
vuelve a mirar el espacio en la cabecera.

- **Descargas** — Lo que Invox genera al exportar tus listas, y dónde queda.

Source: https://docs.invox.love/files/index.mdx