Un gasto es dinero que sale del negocio y no es mercadería: el alquiler, la luz, el internet, los pasajes, la planilla, una suscripción.
Registrarlos responde dos preguntas que el inventario no responde. Cuánto te queda al final del mes, y qué papeles tiene que recibir tu contador.
Un gasto no es una compra ni un movimiento de caja
Tres cosas distintas sacan dinero del negocio, y cada una se registra en su sitio:
| Lo que pasó | Dónde va | Por qué ahí |
|---|---|---|
| Pagaste el alquiler, la luz, una suscripción | Gastos | No entra al inventario. Resta de tu utilidad. |
| Llegó mercadería del proveedor | Compras | Mueve stock y costo. Su factura va a la recepción. |
| Sacaste efectivo del cajón para llevarlo al banco | Caja | Mueve el efectivo del turno, sin categoría ni comprobante. |
El caso mezclado existe y tiene su atajo: un gasto que pagaste con el efectivo del cajón se registra una vez y hace las dos cosas. Mira Un gasto que sale de la caja.
Lo que ves al entrar
La lista se agrupa por mes de emisión del comprobante, no por el día en que lo registraste. Arriba hay tres números:
- Gastos del mes, con la variación contra el mes anterior.
- Por pagar, con cuántos ya vencieron.
- Sin comprobante, que es lo que le falta al contador.
Tres listas separan el trabajo: Todos, Por pagar y Borradores. Los filtros son período, Categoría, Estado de pago y Tienda, y el buscador acepta el número G-, el proveedor, el RUC o la serie.
Un gasto se marca con una sola cosa, la más urgente de las que le pasan:
| Marcado | Qué dice |
|---|---|
| Vencido | Pasó la fecha de vencimiento y sigue sin pagarse. |
| Por pagar | Lo debes, y todavía no vence. |
| Borrador | Lo empezaste y no lo guardaste. No suma en el mes. |
| Revisar | El comprobante dice algo distinto de lo que escribiste. |
| Anulado | Ya no suma. |
Registrar un gasto
Toca Añadir gasto. Lo único obligatorio es el monto y la categoría: el comprobante y el resto de los datos son opcionales.
Adjunta el comprobante
En Comprobante (opcional), toma una foto o elige un archivo. Entran hasta cinco archivos por gasto, y pueden ser imágenes, PDF, el XML del comprobante electrónico, o el ZIP en que suele llegar ese XML.
Deja que lo lea
La lectura automática del comprobante funciona hoy en Perú. En otros países el gasto se registra igual, escribiendo los datos a mano.
Invox abre el comprobante y muestra Leyendo comprobante…. No tienes que esperar: puedes seguir escribiendo y guardar igual, porque la lectura solo llena los campos vacíos y nunca pisa lo que escribiste.
Cuando termina aparece Leído del comprobante, con el aviso de revisar los montos antes de guardar. Si no pudo leerlo, lo dice y completas a mano.
Escribe el monto y elige la categoría
En Monto va el total del comprobante. Categoría es obligatoria, y si la que necesitas no está, Nueva categoría la crea desde el mismo selector. Mira Categorías.
En Más datos están la fecha de emisión, el proveedor y el comprobante (tipo, serie y número). En Detalle del comprobante van la base imponible, el IGV y los otros montos.
Di si ya lo pagaste
Elige una de las dos:
- Pagado ahora: el dinero ya salió. Indica el Medio de pago y la Fecha de pago.
- Por pagar: Invox lleva la cuenta. Indica Vence el, y el gasto aparece en la lista Por pagar.
Guarda
Toca Guardar gasto.
Cuando el comprobante dice otra cosa
Si lo que leyó no coincide con lo que escribiste, el gasto no se corrige solo. Aparece Revisar, con una fila por diferencia y el valor del comprobante al lado. Usar toma el del comprobante; Mantener lo mío deja el tuyo.
La misma zona avisa de un comprobante repetido: Ya registraste este comprobante con un Ver que lleva al gasto original. Invox lo detecta por RUC, serie y número, y también por el archivo adjunto.
Moneda y tipo de cambio
Un gasto en dólares o en euros trae el tipo de cambio del día de emisión y no se edita. Con otra moneda, el campo Tipo de cambio lo escribes tú.
Crédito fiscal
El detalle de cada gasto dice Da crédito fiscal o No da crédito fiscal. Invox lo deduce de tres cosas, y no es un campo que se edite: tiene que ser una Factura, estar a nombre del RUC de tu negocio, y tener IGV.
Una boleta, un ticket y una factura girada a otro RUC no dan crédito. Ese último caso lo avisa el formulario mientras registras: «El comprobante está a nombre de otro RUC: no da crédito fiscal.»
Por pagar
Por pagar ordena por vencimiento, con los vencidos primero, y arriba muestra el Total pendiente.
Para registrar un pago, abre el gasto y toca Registrar pago. Viene con el saldo como monto y con la fecha de hoy. Si pagas menos que el saldo, queda como pago parcial y el gasto sigue ahí con lo que falta.
Borradores
El primer archivo que adjuntas crea un borrador, para no perder el comprobante si sales. Al salir sin guardar, Invox pregunta: Conservar borrador lo deja en Borradores con sus archivos y lo que escribiste; Descartar borra todo.
Un borrador no suma en el mes hasta que lo completas, y aparece con Borrador en lugar de su número. Si nadie lo completa, se borra solo a los siete días. Los gastos que crea una recurrencia son la excepción: esos esperan su comprobante el tiempo que haga falta. Mira Recurrentes.
Un gasto que sale de la caja
Cuando pagas algo con el efectivo del cajón son dos registros: el gasto y el retiro. Invox los hace en un paso.
En Ventas → Gestión de efectivo, toca Gasto. El formulario es corto, porque el pago ya está decidido: comprobante, monto, categoría y descripción. El botón dice Registrar y retirar con el monto, y al confirmar el gasto queda registrado y el efectivo sale del turno.
Necesitas un turno de caja abierto. Sin turno, la acción no se ofrece.
Un cajero registra solo gastos de este tipo, y de su turno abierto. No ve el listado de gastos del negocio: ve lo que él registró.
Descargar los comprobantes del mes
Una vez al mes, el contador pide los papeles. Descargar comprobantes del mes prepara un ZIP con una carpeta por gasto y un CSV con todas las filas del mes.
Elige el mes y Invox te dice qué va dentro, por ejemplo «23 gastos · 19 con comprobante · 4 sin comprobante». Puedes cerrar la pantalla mientras se prepara: el archivo termina y queda en Descargas.
Anular un gasto
Anular está en el menú del detalle. El gasto deja de sumar en el mes, sus comprobantes se quitan, y si salió de la caja con el turno todavía abierto, el dinero vuelve a la caja.
Quién puede
- Propietario y administrador: todo, incluido anular.
- Gerente: registra, edita, paga, y maneja recurrentes y categorías. No anula.
- Cajero: solo el gasto que sale de la caja de su turno. No ve el listado.
Sin permiso de gastos, el menú Gastos no aparece.