Una tarea es algo que hay que hacer en el negocio, con un responsable y una fecha: reponer el estante de gaseosas, llamar al proveedor, contar el almacén el sábado.
Sirven para lo que hoy se pide de palabra y se olvida. Escrito aquí, cada pendiente tiene dueño, fecha y un sitio donde ver si se hizo. Para el cajero que entra a su turno, es la lista de lo que le toca hoy.
En la app, Menú → Tareas, con tres vistas en la barra de abajo: Mis tareas, General y Listas. En el panel web es Tareas en el menú lateral, con esas mismas tres a la izquierda. La tarjeta del Menú dice cuántas tienes para hoy y cuántas vencidas, o Estás al día cuando no queda nada.
Mis tareas
Mis tareas son las que tienes asignadas, de cualquier lista, agrupadas por fecha: Vencidas, Hoy, Próximos 7 días, Después y Sin fecha.
Es la pantalla del día. Si trabajas en caja o en piso, puede ser la única de Tareas que abras.
General
General es la lista que ve todo el equipo, y es donde cae una tarea que creas sin elegir otra. Ahí la ven todos los miembros de tu negocio, cajeros y vendedores incluidos.
Eso es lo normal, y para la mayoría de los pendientes basta. Lo que no debe ver todo el mundo va en una lista privada. No existe una tarea suelta privada: la privacidad la da la lista.
Crear una tarea
En el teléfono, toca Tarea o Añadir tarea, escribe el título en ¿Qué hay que hacer? y toca Crear. Marca Crear otra y el formulario queda abierto para escribir la siguiente.
En el panel web, Añadir tarea escribe dentro de la propia lista: cada Enter crea una tarea y deja el campo listo para la que sigue. Es la vía rápida cuando vacías una lista de pendientes de una sentada.
El título basta para crear. El responsable, las fechas y el resto se ponen después, abriendo la tarea.
Lo que lleva una tarea
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Responsable | Quien la hace. Una sola persona, o Sin asignar. Una tarea asignada aparece en Mis tareas de esa persona. |
| Inicio | El día en que piensas empezar. No dispara avisos. |
| Vence | El día en que debe estar hecha, con Agregar hora si importa la hora. Es lo que ordena Mis tareas y lo que dispara el recordatorio. |
| Lista | Dónde vive. General si no eliges otra. |
| Miembros | Quienes la siguen y reciben sus avisos sin ser el responsable. |
| Descripción | El detalle, con formato y pasos marcables. |
| Actividad | Los comentarios y el historial de cambios de la tarea. |
Los adjuntos van en Adjuntos, al final del detalle: hasta 20 por tarea, de cualquier tipo. Adjuntar archivo sube uno del teléfono o de la computadora, y Desde Archivos adjunta una copia de algo que ya tienes guardado. Un adjunto de una tarea no aparece en Archivos ni en la búsqueda: lo ve solo quien ve la tarea.
Fechas y recordatorios
Las fechas rápidas son Hoy, Mañana, Próxima semana y Sin fecha, y cualquier otro día sale del calendario. Próxima semana es el lunes siguiente.
Una fecha de vencimiento es un día del calendario, no una hora exacta. «Vence el viernes» es viernes, aunque tu negocio cambie de zona horaria. Si la hora importa (una entrega a las 3), agrégala con Agregar hora.
Los avisos son automáticos y no se configuran. Al responsable le llegan al teléfono tres:
- Cuando le asignan la tarea.
- El día del vencimiento a las 9:00 de la mañana, hora de tu negocio. Con hora puesta, una hora antes.
- Otro cuando la tarea se vence sin completarse.
Los dos del vencimiento traen un botón Completar, para marcarla sin abrir la app. Las menciones y los comentarios llegan además a la campana de notificaciones; la asignación y los vencimientos no, porque su bandeja es Mis tareas.
Descripción y pasos
La descripción acepta formato con la barra del editor: Negrita, Cursiva, Lista con viñetas, Lista de pasos, Enlace, Código y Mencionar.
Lista de pasos es la pieza que reemplaza las subtareas. Cada paso se marca tocándolo, desde la tarea, sin entrar a editar. Para una tarea con pasos («pedir cotización, comparar, comprar») van ahí, no en tres tareas sueltas.
Si dos personas editan la descripción a la vez, Invox lo avisa antes de pisar nada: Alguien cambió la descripción mientras editabas, con Ver la suya o Guardar la mía.
Comentarios y menciones
Los comentarios van en Actividad, mezclados en orden con el historial de cambios. Es donde se coordina: «ahí va la foto», «el proveedor no tenía».
Escribe @ y elige a quién mencionas. A la persona mencionada le llega el aviso y pasa a seguir la tarea. Lo mismo le pasa a quien comenta, a quien la creó y al responsable: todos quedan como Miembros y reciben lo que pase después. Para dejar de recibirlo, Dejar tarea.
Un comentario lo edita y lo borra solo quien lo escribió.
Completar una tarea
Toca el círculo de la izquierda. La tarea queda tachada con el check verde en su mismo sitio, no se mueve ni desaparece, hasta que recargues la vista o cambies de filtro. Para reabrirla, Marcar como pendiente en el mismo círculo.
Eso es a propósito: una tarea que salta al final al completarla parece borrada. Para verlas todas juntas después, usa el filtro Completadas.
Filtros y búsqueda
Filtros está en las tres vistas, y el botón dice cuántos tienes activos. Limpiar filtros los devuelve a su valor normal.
| Filtro | Opciones |
|---|---|
| Estado | Pendientes (el normal), Completadas o Todas. |
| Responsable | Solo mías. En General y en una lista, no en Mis tareas. |
| Vence | Vencen esta semana o Vencen la próxima semana, según la semana de tu negocio. |
El buscador encuentra por título. Los filtros no se guardan entre sesiones: cada vez que entras, ves las pendientes.
Quién hace qué
Cualquier miembro del equipo crea tareas y trabaja las que ve, cajeros y vendedores incluidos. Quien ve una tarea la puede editar, asignar, mover, comentar, completar y reabrirla. No hay un permiso aparte para eso, y el historial de la tarea registra cada cambio con su nombre.
Eliminar una tarea es lo único reservado: puede su creador, y propietario, administrador o gerente. Eliminar tarea la saca con un aviso de Deshacer por unos segundos. No hay papelera: pasado el aviso, recuperarla es un pedido a soporte, y hay 30 días para hacerlo.
Crear y administrar Listas es otra cosa, y es de propietario, administrador y gerente. Mira Listas.
Preguntas frecuentes
Asigné una tarea y la persona dice que no le llegó nada. El aviso de asignación va al teléfono, así que necesita la app instalada y las notificaciones permitidas. Alguien con el rol Personal se puede asignar, pero no entra a la app y no recibe nada: avísale tú. Y sin fecha de vencimiento no habrá después ningún recordatorio.
¿Por qué no veo una tarea que alguien menciona? Está en una lista privada de la que no eres miembro. Ni los propietarios ven una lista privada ajena. Si te asignan una tarea de ahí, ves esa tarea y no el resto de la lista.
Completé una tarea y sigue en la pantalla. Es así: queda tachada en su sitio hasta que recargues o cambies de filtro.
El historial de la tarea no aparece en el Registro de actividad. No entra ahí a propósito. El historial de una tarea se lee dentro de la tarea, en Actividad, porque el Registro de actividad lo leen propietarios y administradores, y una lista privada no debe asomar por ahí.
Sin internet no puedo cambiar nada. Correcto: Sin conexión: puedes ver tus tareas, pero no cambiarlas. A diferencia de la venta, Tareas no trabaja sin red. Mira Trabajar sin internet.