Los papeles de un negocio viven repartidos: el contrato de alquiler en el correo, la foto de una entrega en el teléfono de quien la recibió, el comprobante del proveedor en un chat. Cuando hace falta uno, nadie sabe en cuál de los tres buscar.
Archivos es donde los guardas en Invox, con carpetas, al alcance de quien trabaja contigo y desde cualquier dispositivo con tu sesión.
Lo que no está aquí
Esta es la distinción que más confunde, y conviene tenerla clara desde el principio.
Un archivo que adjuntaste a un registro pertenece a ese registro, no a Archivos. El comprobante que subiste a un gasto vive en ese gasto; la foto que adjuntaste a una tarea, en esa tarea. No aparecen en Archivos, y se abren desde donde los pusiste.
| Dónde lo subiste | Dónde lo encuentras |
|---|---|
| En Archivos | En Archivos, en su carpeta |
| En un gasto | En ese gasto |
| En una tarea | En esa tarea |
Los dos usan el mismo almacenamiento y gastan el mismo espacio. Lo que cambia es quién manda: un adjunto se rige por los permisos de su registro, así que quien no puede ver un gasto tampoco ve su comprobante.
Carpetas
Nueva carpeta crea una donde estés. Puedes anidarlas hasta diez niveles, que es más de lo que un negocio necesita: una estructura de tres o cuatro se recorre; una de diez se abandona.
Ordenar cambia cómo se lista lo que ves: por Nombre, por fecha o por tamaño. Más pesados primero es el orden útil cuando te estás quedando sin espacio.
El buscador de la cabecera busca por nombre en todo Archivos, sin importar la carpeta, y no distingue tildes ni mayúsculas.
Subir
Agregar abre las formas de meter algo. En los dos sitios está Subir un archivo del dispositivo, y en el teléfono hay además dos atajos que vienen bien para el papel que tienes en la mano:
- Tomar foto, que usa la cámara sin salir de la app.
- Elegir fotos, de la galería.
Un archivo pesa como máximo 50 MB.
En el teléfono, una subida sin conexión no se pierde: queda En cola y se envía sola al volver el internet. En el panel web no hay esa espera, así que si la conexión se corta a mitad la subida falla y la vuelves a hacer.
Compartir un enlace
Compartir enlace crea una dirección que abre ese archivo sin necesidad de tener cuenta en Invox. Sirve para mandarle al contador el comprobante del mes o al cliente la foto de su pedido.
Al crearlo eliges cuánto dura: 1 día, 7 días, 30 días o sin vencimiento. El plazo corto es el que conviene por defecto, porque un enlace sin vencer sigue funcionando dentro de un año, en un chat que ya nadie recuerda.
El espacio
Cada negocio tiene 10 GB. La cabecera muestra cuánto llevas usado y cuánto te queda, y ese número lo manda el servidor, así que siempre es el real.
Cuentan todos los archivos de la organización: los de Archivos, los adjuntos de otros registros y lo que está en la papelera.
Al llenarse, las subidas se detienen hasta que liberes espacio. El aviso dice qué hacer: Sin espacio. Vacía la papelera o elimina archivos.
La papelera
Lo que eliminas en Archivos no desaparece: pasa a la Papelera y se queda ahí 30 días. Pasado el plazo, Invox lo elimina solo y no hay forma de recuperarlo. Cada fila dice cuánto le queda.
Aquí llega lo que eliminaste dentro de Archivos: archivos y carpetas, incluidas las descargas. Una carpeta entra con todo su contenido y se ve como una sola fila. Lo que eliminaste en otro sitio no está aquí, ni un producto, ni una venta, ni el adjunto de un gasto.
Lo que está en la papelera sigue ocupando espacio. Mandar algo ahí no libera nada; liberarlo es eliminarlo de verdad.
Restaurar
Restaurar devuelve el elemento a la carpeta de donde salió. Si esa carpeta ya no existe o también está en la papelera, vuelve al inicio de Archivos y la app te lo dice.
Dos cosas que conviene saber antes:
- Una carpeta se restaura con todo lo que cayó junto a ella. Lo que eliminaste antes, por separado, sigue en la papelera y se restaura aparte.
- Si en el destino ya hay una carpeta viva con el mismo nombre, la restauración no se hace. Renombra la que está en uso y vuelve a intentarlo.
Eliminar para siempre
Hay dos caminos, y los dos son definitivos:
- Eliminar ahora, sobre un elemento: lo borra sin esperar los 30 días y libera su espacio.
- Vaciar papelera, en la cabecera: borra todo lo que hay dentro. La confirmación te dice cuántos elementos son y cuánto espacio se libera.
Si la papelera es grande, el vaciado sigue en segundo plano: puede tardar unos minutos y la lista se actualiza sola.
Quién puede
- Ver Archivos, subir, crear carpetas y restaurar: propietario, administrador y gerente.
- Eliminar un archivo, Eliminar ahora y Vaciar papelera: propietario y administrador.
Preguntas frecuentes
Subí el comprobante a un gasto y no lo veo en Archivos. Es lo esperado: pertenece a ese gasto y se abre desde ahí. Solo aparece en Archivos lo que subiste en Archivos.
Restauré un archivo y no está donde estaba. Su carpeta de origen ya no existe o está en la papelera, así que volvió al inicio de Archivos. Muévelo desde ahí.
Pasaron más de 30 días. ¿Se puede recuperar? No. El plazo es el único margen que hay: después, el archivo ya no existe en ningún sitio.
Vacié la papelera y el espacio sigue igual. Con muchos archivos el borrado continúa en segundo plano. Espera unos minutos y vuelve a mirar el espacio en la cabecera.