¿Cómo agrego a mi equipo y le doy permisos?

En Ajustes → Usuarios registras a las personas que trabajan contigo. Toca Agregar y elige una de dos vías: Invitar con cuenta para quien necesita su propia cuenta (administra, ve reportes, usa la app en su teléfono) o Agregar personal para quien no necesita correo ni contraseña: contador, almacén, caja. Si atiende en caja, entra a una terminal con su PIN. A cada persona le asignas uno o más roles. Los permisos se suman: alguien con Cajero y Vendedor puede todo lo que puede cada uno. Asigna el rol que describe lo que la persona hace, y dos si hace dos trabajos.

Roles

Una organización puede tener varios propietarios, y quien la creó es solo el primero. Al invitar eliges entre Administrador, Gerente, Cajero y Vendedor: nadie entra como propietario directamente (primero acepta la invitación y luego un propietario lo nombra), y una invitación nunca ofrece Personal, porque ese rol es solo para personal sin cuenta.

Qué puede hacer cada rol

Personal no tiene ninguna de estas capacidades: no entra a la app.

Invitar con cuenta

En Usuarios, toca Agregar → Invitar con cuenta, escribe su Correo, elige sus Roles y toca Enviar invitación. La persona recibe un correo con un enlace para unirse; mientras no lo acepte, la invitación aparece en Invitaciones pendientes con su rol, cuánto le queda («Expira dentro de 5 días») y las acciones Reenviar y Revocar. Cuando le queda menos de un día, la marca Vence pronto te avisa para reenviarla a tiempo. Es la única forma de sumar a un administrador o a un gerente.

Personal sin cuenta

No todo tu equipo necesita una cuenta. Quien no administra se agrega sin correo ni contraseña: si atiende en caja, su única llave es el PIN (o su tarjeta) con el que se identifica en una terminal; si no usa la app, ni eso.

En Usuarios, toca Agregar → Agregar personal:

1. Escribe su Nombre y, si quieres, su Apellido y su Celular.
2. Elige su Puesto (opcional, ver Puestos) y, si tienes más de una tienda, la tienda donde trabaja.
3. Elige su rol: Personal (viene elegido), Cajero o Vendedor.
4. Solo si es Cajero o Vendedor, asigna su PIN de 6 dígitos (o toca Generar). Sin secuencias ni dígitos repetidos, y distinto del de cualquier otra persona del negocio. Con este PIN entra a la terminal.
5. Toca Agregar. Si fue Personal, vuelves a la lista con la persona ya agregada.

Personal viene elegido porque es la opción que no da acceso: si te olvidas de cambiarlo, lo peor que pasa es que la persona no puede vender, y eso lo notas el primer día y lo corriges.

En la lista, debajo del nombre, la segunda línea dice Sin cuenta (junto a su puesto, por ejemplo «Almacén · Sin cuenta»), y su rol aparece a la derecha como el de todos. Un cajero o vendedor sin cuenta queda listo para atender: teclea su PIN en la terminal y cada venta sale a su nombre en los reportes por usuario.

La ficha de cada persona

Toca a alguien en la lista para abrir su ficha. Tiene tres grupos:

• Datos personales: nombre, apellido y celular.
• Documento: el tipo (DNI, Carné de extranjería o Pasaporte) y su número. Un DNI tiene 8 dígitos.
• En el negocio: su Puesto y las tiendas donde trabaja.

Al guardar, solo viaja lo que cambiaste: corregir el puesto no toca sus tiendas ni sus datos.

En la web, el menú ⋯ de cada fila tiene, en este orden: Editar ficha, Cambiar rol, Acceso al POS, Suspender acceso (o Reactivar acceso), Nombrar propietario y Eliminar miembro. Solo ves lo que aplica a esa persona: alguien que es solo Personal no tiene Acceso al POS ni se suspende, y Nombrar propietario aparece solo para quien tiene cuenta. En el teléfono, las mismas acciones están en la ficha.

Corregir sus datos

El Nombre, el Apellido y el Celular de alguien sin cuenta los corrige un propietario o un administrador, desde su ficha. El nombre nuevo se ve en la lista, en la terminal y en las ventas que se registren desde ahí; las ventas anteriores conservan el nombre con que se hicieron.

Los datos de alguien con cuenta se ven de solo lectura en su ficha: los cambia la propia persona desde su perfil.

Reglas que lo protegen

• Sus roles se quedan en Personal, Cajero y Vendedor: no puede ascender a Gerente ni superior mientras no tenga cuenta. Si su responsabilidad crece, el camino es invitarlo con su correo.
• De Personal a Cajero o Vendedor: al guardar, la sección Acceso al POS aparece con «Sin PIN» y te ofrece Asignar PIN para que entre a una terminal.
• De Cajero o Vendedor a solo Personal: antes de guardar te pide confirmar, porque pierde su PIN, sus tarjetas y sus sesiones abiertas en las terminales, que dejan de reconocerlo. Al guardar, el aviso te dice qué se le quitó (por ejemplo, «Se quitaron su PIN y 2 tarjetas.»). Sus ventas anteriores no cambian y siguen a su nombre, y las que hizo sin internet y todavía no se subían se suben igual, a su nombre: ese dinero ya se cobró.
• Alguien que es solo Personal no tiene Acceso al POS ni se puede suspender (no tiene acceso que suspender); si ya estaba suspendido, sí ves Reactivar acceso.
• Al eliminarlo, su PIN y sus tarjetas mueren al instante y sus sesiones en las terminales se cierran; su historial de ventas se conserva.
• Reactivar (en la lista, con Mostrar removidos) recupera a alguien sin cuenta que eliminaste: vuelve activo y, si su rol es Cajero o Vendedor, le asignas un PIN nuevo; si es Personal, no se le pide PIN. Los miembros con cuenta no se reactivan así: a ellos se les invita de nuevo.
• Quien vuelve, vuelve sin llaves viejas. Al reactivar a alguien, o cuando acepta una invitación nueva quien antes fue eliminado, las tarjetas que tenía de antes se anulan y sus sesiones en las terminales se cierran. Una tarjeta impresa hace meses no vuelve a abrir una terminal: si la necesita, genera una nueva.

Puestos

El rol dice qué puede hacer cada persona en Invox; el puesto dice qué hace en tu negocio: Almacén, Reparto, Contador, Jefa de tienda… Son dos cosas distintas: elegir un puesto no da permisos, eso lo decide el rol. Un contador puede tener el puesto «Contador» y el rol Personal; una cajera, el puesto «Jefa de tienda» y el rol Cajero.

Cada persona tiene un puesto, opcional, tenga cuenta o no. Lo eliges al agregar personal o en la ficha de la persona (En el negocio → Puesto), y aparece junto a su nombre en la lista y en los selectores de usuario del resto de la app (el responsable de una tarea, las menciones, los filtros de Actividad y de Ventas) como «Juan · Almacén», para que sepas a quién eliges.

Los puestos son un catálogo de tu negocio, que arranca vacío:

• Crear: escribe el nombre en el selector de puesto y toca Crear «…». Mientras el catálogo está vacío, el selector te sugiere algunos (Cajero, Vendedor, Almacén, Limpieza, Reparto, Contador) que se crean al tocarlos. Si otra persona acaba de crear ese mismo puesto, el selector elige el que ya existe en vez de duplicarlo.
• Renombrar y Archivar: en Usuarios → Puestos, con el menú de cada puesto. Ahí también ves cuántas personas tiene cada uno y creas uno con Nuevo puesto.
• Un puesto archivado deja de ofrecerse al elegir un puesto, pero quien ya lo tiene lo conserva: en su ficha lo ves con la marca Archivado, y en el selector aparece atenuado, sin poder elegirse. Los archivados quedan al final de la lista de Puestos, desde donde los Restauras.
• Sin puesto es siempre la primera opción del selector, para quitarle el puesto a alguien.

No puede haber dos puestos con el mismo nombre (sin importar mayúsculas ni tildes). Si escribes el de uno archivado, el selector te avisa que lo restaures desde Puestos en vez de crear otro.

Crear un puesto se hace desde el selector; renombrar, archivar y restaurar, solo desde Puestos. El selector dentro de un formulario no te lleva a otra pantalla, así no pierdes lo que estabas escribiendo.

Solo un propietario o un administrador administra los puestos; un gerente ve Usuarios en solo lectura, sin Puestos.

Propietarios

La propiedad se administra desde el detalle del miembro, y solo un propietario puede hacerlo:

• Nombrar propietario: a cualquier miembro activo con cuenta, sin importar su rol actual. Pasa a tener control total: administra miembros y puede nombrar o retirar propietarios.
• Retirar propiedad: el miembro deja de ser propietario y queda como Administrador. Un propietario también puede retirarse a sí mismo.

La organización siempre conserva al menos un propietario: retirar, suspender o eliminar al último falla con ese motivo. El rol de un propietario no se edita con la lista de roles; la única vía es Retirar propiedad. Cada nombramiento y retiro queda narrado en el registro de actividad.

Cambiar roles, suspender o retirar a un miembro

Toca un miembro de la lista para abrir su detalle. Ahí ajustas sus Roles (mínimo uno) y tocas Guardar cambios. También tienes dos salidas de distinta gravedad:

• Suspender acceso, reversible: no puede operar en la organización hasta que lo reactives, pero su rol y su historial se conservan. El suspendido ve una pantalla que lo explica y sus datos locales se conservan. Para vacaciones largas, una salida en evaluación, un equipo compartido que ya no debe entrar.
• Eliminar miembro: le retira el acceso al negocio de inmediato.

No puedes cambiar tus propios roles. A alguien sin cuenta la lista de roles solo le ofrece Personal, Cajero y Vendedor; a alguien con cuenta, Administrador, Gerente, Cajero y Vendedor, nunca Personal: para quitarle el acceso a quien tiene cuenta, suspéndelo o elimínalo.

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