Una lista agrupa las tareas de un tema o un área: Reposición, Obra del local nuevo, Cierre de mes. Dentro se ordenan en secciones, y la misma lista se ve como lista de pendientes o como tablero de columnas.
Las creas cuando un conjunto de tareas tiene vida propia, o cuando no deben verlas todos. Para un pendiente suelto no hace falta ninguna: va a General, y ahí lo ve el equipo.
Las listas las crean propietario, administrador y gerente. El resto del equipo trabaja dentro de ellas.
Crear una lista
En Listas, toca Nueva lista. Pide tres cosas:
- Nombre. Se puede repetir, aunque conviene que no.
- Visibilidad: Toda la organización o Privada · solo sus miembros.
- Vista inicial: Lista o Tablero, con la que se abre para todos.
Una lista nueva nace con una sección llamada Pendientes, que no se ve mientras sea la única. En cuanto agregas una segunda, las dos aparecen con su nombre.
Secciones
Una sección es un paso o un estado del trabajo: Por hacer, En curso, Listo. O una parte del tema: Proveedores, Local, Permisos.
Añadir sección crea una, y desde su menú se Renombrar o se Eliminar sección. Al eliminar una sección con tareas, Invox pregunta primero ¿A dónde van sus N tareas? y las mueve a la sección que elijas. Ninguna tarea se pierde por eliminar una sección, y una lista nunca queda sin secciones: Una lista necesita al menos una sección.
En una lista que ve toda la organización, las secciones las crean, renombran y eliminan propietario, administrador y gerente, porque son estructura. En una lista privada lo hace cualquiera de sus miembros.
Lista y tablero
Son los mismos datos vistos de dos maneras, y el cambio es solo para ti:
- Lista: las secciones son grupos, uno debajo del otro.
- Tablero: las secciones son columnas y las tareas, tarjetas.
Arrastrar una tarea la reordena dentro de su sección, y arrastrarla a otra la mueve ahí. En el tablero también se arrastra entre columnas. Donde va a caer se abre un hueco del alto de la tarjeta, para que veas el destino antes de soltar.
Una sección entera se mueve con Mover a la izquierda y Mover a la derecha.
Listas privadas
Una lista privada la ven solo sus miembros: Solo sus miembros la ven. Ni los administradores la ven si no son miembros.
Eso es literal y no tiene excepción. Un propietario no ve una lista privada ajena, no aparece en su panel y no la encuentra buscando. Así se hace lo que solo compete a unos pocos: un aumento, una auditoría, la conversación de un despido.
Hay un caso que conviene entender antes de usarlas. Si asignas una tarea de una lista privada a alguien de fuera, o lo agregas como miembro de esa tarea, esa persona ve esa tarea con sus comentarios y adjuntos, y nada más de la lista. En sus Mis tareas la lista aparece como privada, sin nombre. Es la forma de encargar algo sin abrir el resto.
Convertir una lista privada en pública es un paso con aviso: ¿Hacer pública la lista?, porque todo el equipo podrá ver sus tareas.
Miembros
Los miembros de una lista privada son quienes la ven. En Ajustes y miembros están Agregar miembros y Quitar de la lista.
Para salirte tú, Salir de la lista. Si eres el último miembro, salir equivale a eliminarla, y Invox lo dice antes: Eres el último miembro. Si sales, se elimina la lista con sus N tareas, con el botón Salir y eliminar. No se deja una lista privada sin nadie que la vea, porque nadie podría volver a abrirla.
Archivar y eliminar
Archivar lista la saca de los selectores y del panel sin borrar nada. Una lista archivada avisa No se agregan tareas ni secciones mientras esté archivada: se lee, no se cambia. Para encontrarla, Mostrar listas archivadas; para volver a trabajar en ella, Desarchivar.
Eliminar lista sí se lleva su contenido. La confirmación dice cuántas tareas se van con ella, porque ahí el Deshacer de unos segundos es poca red. Si lo que quieres es sacarla de la vista, archívala.
| Quieres | Usa |
|---|---|
| Dejar de verla, sin perder nada | Archivar lista |
| Terminarla de verdad, con sus tareas | Eliminar lista |
| Dejar de verla tú, en una privada | Salir de la lista |
Mover tareas entre listas
Desde la tarea, el campo Lista la cambia de sitio, o el menú de la tarea con Mover a otra lista y Mover a sección. Al llegar a otra lista, la tarea toma su visibilidad: moverla a una privada la esconde del resto del equipo, y moverla a General la muestra a todos.
En el panel web, el menú de una tarea tiene además Copiar enlace, para pegarlo en un mensaje. Quien abra el enlace verá la tarea solo si ya tenía permiso para verla.
Quién puede
- Crear, renombrar, archivar y eliminar listas: propietario, administrador y gerente.
- Secciones: los mismos tres en una lista que ve toda la organización; cualquier miembro en una lista privada.
- Trabajar las tareas de una lista que ves (crear, asignar, mover, comentar, completar): cualquier miembro del equipo, cajeros y vendedores incluidos.
- Ver una lista privada: solo sus miembros. El permiso de administrar listas autoriza a crearlas, nunca a ver las privadas de otros.
Los roles y lo que alcanza cada uno están en Usuarios y permisos.
Preguntas frecuentes
Creé una lista y mi cajero no la ve. Si la creaste privada, agrégalo como miembro en Ajustes y miembros. Si es de toda la organización, debería verla: revisa que no esté archivada.
General no me deja hacerla privada ni archivarla. General es la lista del equipo y existe siempre. No se hace privada, no se archiva y no se elimina. Lo privado va en una lista aparte.
¿Cuántas listas conviene tener? Las que correspondan a trabajos que de verdad se siguen aparte. Una lista por tema vacía es ruido en el panel; el pendiente suelto vive mejor en General.